Laatst bijgewerkt: 5 juni 2026
De diensten en deze website worden aangeboden onder de naam Secretaresse.ai. Voor de gegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken, is Secretaresse.ai de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via support@secretaresse.ai. Onze formele bedrijfs- en registratiegegevens, waaronder de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, verstrekken wij u desgevraagd via hetzelfde e-mailadres. Indien wij een Functionaris voor Gegevensbescherming hebben aangesteld, kunt u deze eveneens via dit adres bereiken.
Dit privacybeleid is van toepassing op:
Wanneer u een bestelling plaatst of een account aanmaakt, verwerken wij onder meer: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, vestigingsadres, KvK-nummer en btw-nummer.
Betalingen worden afgehandeld door onze betaaldienstverlener Stripe. Wij ontvangen en bewaren zelf geen volledige kaart- of bankrekeninggegevens; wij ontvangen uitsluitend een betaalbevestiging en beperkte transactie- en factuurgegevens (zoals bedrag, datum, status en de laatste cijfers of het type betaalmiddel).
Wanneer u contact met ons opneemt via het supportformulier, per e-mail of telefonisch, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt, zoals uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht.
Afhankelijk van de afgenomen dienst kunnen wij verwerken: de inhoud en metadata van telefoongesprekken en chatgesprekken die via Suzanne verlopen, gespreksopnames en -transcripties, ingeplande afspraken, en gespreksverslagen in uw dashboard.
Bij de dienst Reputatie Manager verwerken wij namens u de naam en het telefoonnummer van uw klanten, uitsluitend ten behoeve van het verzenden van reviewverzoeken na een bevestigde afspraak.
Zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens, logbestanden en gegevens die via cookies en pixels worden verzameld (zie artikel 10).
Voor de gegevens van uw eigen account, bestelling en de communicatie met ons zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer u Suzanne inzet voor uw bedrijf en Suzanne daarbij persoonsgegevens van úw klanten verwerkt (bijvoorbeeld bellers of websitebezoekers), bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Op die verwerking is een verwerkersovereenkomst van toepassing, die op verzoek beschikbaar is. Daarin staan onder meer afspraken over beveiliging, geheimhouding, het inschakelen van sub-verwerkers en het melden van datalekken.
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Leveren, activeren en onderhouden van de diensten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie, betaling en administratie | Uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Klantenservice en communicatie | Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Verbeteren, beveiligen en analyseren van de diensten | Gerechtvaardigd belang |
| Marketing, advertenties en remarketing (o.a. via Meta) | Toestemming / gerechtvaardigd belang |
| Versturen van service- en (na opt-in) marketingberichten | Uitvoering van de overeenkomst / toestemming |
| Naleving van wettelijke (o.a. fiscale) verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen | Gerechtvaardigd belang |
Telefoonassistentie. Suzanne beantwoordt inkomende gesprekken, kan afspraken inplannen en legt een gespreksverslag vast. Hierbij kunnen naam, telefoonnummer en de inhoud van het gesprek worden verwerkt.
Website- en chatassistentie. Suzanne beantwoordt vragen van bezoekers via de chat op uw website en gekoppelde kanalen en kan afspraken inplannen. Hierbij worden de inhoud van de chat en eventueel door de bezoeker verstrekte contactgegevens verwerkt.
Reputatie Manager. Na een bevestigde afspraak wordt namens u een bericht aan uw klant gestuurd met een uitnodiging om een beoordeling achter te laten. Hiervoor worden naam en telefoonnummer van de klant verwerkt.
Voor het leveren en verbeteren van de diensten kunnen gesprekken worden opgenomen en omgezet in tekst (transcripties). Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw klantgegevens bent u ervoor verantwoordelijk dat er een geldige grondslag bestaat en dat bellers, waar wettelijk vereist, vooraf worden geïnformeerd over het gebruik van een AI-assistent en/of gespreksopname. Wij ondersteunen u hierbij waar mogelijk.
Onze diensten maken gebruik van kunstmatige intelligentie om gesprekken en berichten te begrijpen en te beantwoorden. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u zonder passende menselijke betrokkenheid. Doordat AI-systemen fouten of onnauwkeurigheden kunnen bevatten, adviseren wij passend menselijk toezicht bij belangrijke of spoedeisende communicatie.
Onze website en landingspagina's maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden de volgende categorieën:
| Categorie | Doel |
|---|---|
| Noodzakelijk | Laten de website goed functioneren; kunnen niet worden uitgeschakeld. |
| Analytisch | Helpen ons het gebruik van de website te meten en te verbeteren. |
| Marketing | Maken relevante advertenties en het meten daarvan mogelijk, waaronder via de Meta-pixel (Facebook/Instagram). |
U kunt cookies te allen tijde beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de werking van de website beïnvloeden.
Wij gebruiken advertentiediensten van onder meer Meta om onze diensten onder de aandacht te brengen en de effectiviteit van campagnes te meten. Hierbij kunnen wij gebruikmaken van pixels en, in voorkomend geval, van geüploade (versleutelde/gehashte) contactgegevens om aangepaste of vergelijkbare doelgroepen samen te stellen. U kunt uw advertentievoorkeuren beheren via de instellingen van het betreffende platform.
Wij kunnen u serviceberichten sturen die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Commerciële berichten (zoals een nieuwsbrief) sturen wij alleen op basis van toestemming of een andere geldige grondslag. U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in het bericht of via support@secretaresse.ai.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Voor het leveren van onze diensten schakelen wij de volgende categorieën verwerkers in:
| Partij | Doel |
|---|---|
| Stripe | Verwerken van betalingen en facturatie |
| Meta Platforms | Advertentie- en pixeldiensten (Facebook/Instagram) |
| HighLevel (LeadConnector) | CRM, formulieren, e-mail- en SMS-/berichtenverkeer |
| Vercel | Hosting van de website en landingspagina's |
Met onze verwerkers maken wij afspraken die waarborgen dat zij uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en met passende beveiliging verwerken. Daarnaast kunnen wij gegevens delen met bevoegde autoriteiten of adviseurs wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of een gerechtvaardigd belang hebben (bijvoorbeeld bij een juridisch geschil).
Enkele van onze verwerkers (zoals Stripe, Meta en Vercel) kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten. In dat geval baseren wij de doorgifte op passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit. Op verzoek lichten wij toe welke waarborgen van toepassing zijn.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturatie- en administratiegegevens | Conform de wettelijke fiscale bewaarplicht (in beginsel 7 jaar) |
| Account- en gebruiksgegevens | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en een redelijke periode daarna |
| Gespreks-, chat- en transcriptiegegevens | Zolang nodig voor de dienstverlening, of korter indien overeengekomen |
| Communicatie- en supportgegevens | Zolang nodig voor de afhandeling en opvolging |
| Marketinggegevens | Tot intrekking van uw toestemming of tot wij deze niet langer nodig hebben |
Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren wij uw persoonsgegevens.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangsbeperkingen op basis van noodzaak, en de selectie van betrouwbare verwerkers. Geen enkele methode van overdracht of opslag is echter volledig veilig; wij kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen.
Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, beoordelen wij deze en nemen wij passende maatregelen. Waar wettelijk vereist melden wij de inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, aan de betrokkenen. Treedt het lek op bij gegevens die wij als verwerker namens u verwerken, dan informeren wij u zonder onredelijke vertraging zodat u aan uw eigen meldplicht kunt voldoen.
U heeft op grond van de AVG het recht om:
U kunt een verzoek indienen via support@secretaresse.ai. Om uw privacy te beschermen kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij reageren in beginsel binnen één maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij u dan informeren. Verzoeken die betrekking hebben op gegevens die wij als verwerker namens een klant verwerken, leiden wij door naar de betreffende klant.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan stellen wij het op prijs dat u eerst contact met ons opneemt. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de praktijken van die derden. Wij raden u aan hun privacyverklaringen te lezen.
Onze diensten zijn gericht op ondernemingen en niet bedoeld voor minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Meent u dat wij onbedoeld dergelijke gegevens hebben verwerkt, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze.
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze diensten of in de wet- en regelgeving. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u waar passend ook op een andere manier.
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via support@secretaresse.ai. Zie ook onze Algemene Voorwaarden.
