Zakelijk Nummer Doorschakelen: Zo Regel Je Het (en Waar Naartoe)

Je zakelijk nummer doorschakelen betekent dat inkomende oproepen automatisch naar een ander nummer gaan. Dat regel je met een stercode of via het dashboard van je provider. Klaar in een paar minuten.

Toch mis je daarna vaak nog steeds klanten. Want de meeste mensen schakelen door naar hun eigen mobiel of naar de voicemail. En dan sta je nog altijd zelf op te nemen, of hoort de beller een piep.

In dit artikel lees je precies hoe je doorschakelt. En belangrijker: naar welke bestemming je klant echt geholpen wordt.

Hoe schakel je een zakelijk nummer door?

Dat hangt af van je type telefonie. Bij een mobiel nummer gebruik je een stercode. Bij VoIP of een zakelijke centrale doe je het in een online dashboard.

Hieronder zie je beide manieren, stap voor stap.

Doorschakelen via een stercode (mobiel)

Werk je met een gewone mobiele telefoon, dan zet je doorschakelen aan met een korte code. Je toetst de code in als een telefoonnummer en drukt op bellen.

1. Open het toetsenbord alsof je gaat bellen.
2. Toets voor altijd doorschakelen 21doelnummer# in. Zet op de plek van "doelnummer" het nummer waar de oproepen naartoe moeten.
3. Druk op de belknop. Je krijgt een bevestiging dat doorschakelen aanstaat.
4. Wil je het weer uitzetten, toets dan #21# en druk op bellen.

Deze codes werken op de meeste Nederlandse netwerken. Ze kunnen per provider net iets anders zijn. Twijfel je, check dan de helppagina van je eigen aanbieder.

Voorwaardelijk doorschakelen (alleen als je niet opneemt)

Vaak wil je niet alles doorschakelen. Je wilt zelf opnemen als het kan, en de rest laten opvangen. Dat heet voorwaardelijk doorschakelen.

• Bij niet opnemen: 61doelnummer#
• Bij bezet: 67doelnummer#
• Bij onbereikbaar of uit: 62doelnummer#

Zo gaat je eigen telefoon eerst over. Neem je niet op binnen een paar keer overgaan, dan gaat de oproep pas door. Dit is voor veel ondernemers de handigste instelling.

Doorschakelen via VoIP of een zakelijke centrale

Werk je met VoIP, dan regel je alles in het online dashboard. Dat is nog makkelijker en veel flexibeler dan stercodes.

1. Log in op het klantportaal van je telefonieprovider.
2. Zoek naar "doorschakelen", "bereikbaarheid" of "belregels".
3. Kies het nummer dat je wilt doorschakelen en het doelnummer.
4. Stel een dag- of weekschema in, zodat het automatisch gebeurt op de tijden die jij kiest.

Het grote voordeel: je kunt oproepen buiten kantooruren, in het weekend en op feestdagen automatisch laten doorschakelen. Je hoeft er nooit meer aan te denken.

Altijd doorschakelen of voorwaardelijk? Het verschil

Bij altijd doorschakelen gaat elke oproep meteen naar het doelnummer. Je eigen telefoon gaat niet eens over.

Bij voorwaardelijk doorschakelen gaat je telefoon eerst over. Pas als je niet opneemt, in gesprek bent of onbereikbaar bent, gaat de oproep door.

Voor de meeste ondernemers is voorwaardelijk de beste keuze. Je pakt zelf op wat je wilt en de rest wordt opgevangen. Zo valt er geen enkele oproep tussen wal en schip.

De echte vraag: waar schakel je naartoe?

Doorschakelen is makkelijk. De grootste fout zit in de bestemming. Want naar de meeste plekken wordt je klant nog steeds niet echt geholpen.

Kijk mee naar de drie opties die de meeste ondernemers kiezen, en wat ze in de praktijk opleveren.

Naar je eigen mobiel

De meest gekozen optie. Maar je verplaatst het probleem alleen. Zit je in een vergadering, bij een klant of achter het stuur, dan gaat je mobiel over en neem je nog steeds niet op. De beller krijgt je voicemail of niets.

Naar de voicemail

De klant hoort een piep en mag een boodschap inspreken. Alleen doet bijna niemand dat meer. De meeste bellers hangen op en bellen de volgende in de lijst. Een voicemail is stil, maar hij vangt geen klanten op.

Naar een telefoonservice of digitale assistente

Hier gebeurt wat je eigenlijk wilt. Er neemt echt iemand op. De beller krijgt antwoord op zijn vraag, kan een afspraak inplannen en voelt zich geholpen. Ook als jij op dat moment niets kunt doen.

Dit is het verschil tussen bereikbaar lijken en bereikbaar zijn.

Doorschakelen naar een digitale assistente: zo werkt het

Een digitale assistente is een AI die je telefoon aanneemt met een natuurlijke stem. Je schakelt je zakelijke nummer ernaartoe door, precies zoals hierboven beschreven.

Vanaf dat moment krijgt elke beller gehoor. De assistente stelt zich voor namens jouw bedrijf. Ze beantwoordt de standaardvragen. Ze noteert waar het gesprek over ging. En als de klant een afspraak wil, plant ze die meteen in je agenda.

Jij belt daarna alleen terug wie dat echt nodig heeft. Op een moment dat jou uitkomt. De rest is al afgehandeld.

Wat de klant hoort

De klant belt je bekende nummer en wordt gewoon te woord gestaan. Meestal merkt hij niet dat het gesprek is doorgeschakeld. Hij wordt geholpen, en dat is wat telt.

Wat jij terugziet

Je krijgt een net overzicht van wie er belde en waarover. Nieuwe afspraken staan al in je agenda. Terugbelverzoeken staan klaar. Je begint je dag met overzicht in plaats van een rij gemiste oproepen.

Wat kost doorschakelen?

Het doorschakelen zelf zit meestal gewoon in je zakelijke abonnement. Let wel op de kosten van de oproep naar het doelnummer, want die kunnen voor jouw rekening komen.

Schakel je door naar een dienst die het gesprek afhandelt, dan betaal je de kosten van die dienst. Hier zit een groot verschil tussen de opties.

Een traditionele antwoordservice rekent meestal per gesprek. Afhankelijk van je belvolume kom je uit op zo'n 100 tot 500 euro per maand. Dat bedrag wisselt per maand mee met je drukte, dus je weet vooraf nooit precies wat je kwijt bent.

Secretaresse.ai werkt met een vast tarief van 397 euro per maand, met onbeperkt gesprekken, 24 uur per dag. Of je nu een rustige of een storm-drukke maand hebt, je betaalt hetzelfde. Voor een ondernemer met wisselend belvolume is die voorspelbaarheid vaak het grootste pluspunt.

De volledige vergelijking staat in wat kost een antwoordservice.

Verdient het zich terug? Reken mee

Doorschakelen naar een dienst kost geld. Dus laten we kijken of het loont. Stel je bent ondernemer en een gemiddelde nieuwe klant is 200 euro waard.

Door je werk mis je twee telefoontjes van nieuwe klanten per week. Die schakel je voortaan door naar een digitale assistente die ze opvangt.

En dit is voorzichtig gerekend. Bij hogere ordergroottes of meer gemiste oproepen loopt de winst snel op. Meer over dat verborgen verlies lees je in wat een gemiste oproep je kost.

Automatisch doorschakelen buiten kantooruren

Juist buiten kantooruren bellen klanten vaak. 's Avonds, in het weekend, tijdens de lunch. Precies de momenten dat je niet zit te wachten op de telefoon.

Met een automatisch schema schakel je die oproepen door zonder er aan te denken. Je stelt één keer in dat oproepen na 17:00 uur en in het weekend naar je assistente gaan. De rest gaat vanzelf.

Zo mis je geen enkele avond- of weekendbeller meer, en houd je toch je vrije tijd. Meer hierover lees je in bereikbaar buiten kantooruren.

Veelgemaakte fouten bij doorschakelen

Een paar fouten zorgen ervoor dat doorschakelen niet doet wat je hoopt. Deze zie je in de praktijk het vaakst.

Je schakelt door naar voicemail en denkt dat je bereikbaar bent. Maar een voicemail vangt bijna geen klanten op. Lees ook voicemail versus antwoordservice.

Je zet altijd doorschakelen aan en vergeet het uit te zetten. Dan gaat je eigen telefoon niet meer over, ook niet als je wél kunt opnemen. Gebruik liever voorwaardelijk doorschakelen.

Je test het nooit. Een verkeerd getypt doelnummer merk je pas als een klant klaagt. Bel je nummer altijd even na met een andere telefoon.

Je schakelt door naar een collega die het er ook druk mee heeft. Dan verschuift het probleem alleen maar. Kies een bestemming die de oproep echt afhandelt.

Voor wie is doorschakelen naar een assistente slim?

Eerlijk blijven helpt bij de keuze. Doorschakelen naar een digitale assistente is niet voor iedereen nodig.

• Je bent vaak onderweg, bij klanten of in gesprek.
• Je klanten bellen liever dan dat ze mailen.
• Een gemiste klant is al snel tientallen tot honderden euro's waard.
• Je wilt buiten kantooruren bereikbaar zijn zonder zelf op te nemen.

Herken je hier het meeste van, dan is doorschakelen naar een dienst die opneemt waarschijnlijk de moeite waard. Zit je vooral achter je bureau en neem je zelf makkelijk op, dan heb je aan een simpele doorschakeling naar je mobiel genoeg. Het gaat om jouw situatie.

Wil je de telefoon liever helemaal uit handen geven, lees dan je telefoon uitbesteden of ontdek wat een virtuele receptionist voor je kan doen.

Kort samengevat

Je zakelijk nummer doorschakelen doe je met een stercode of via je VoIP-dashboard. Voor mobiel gebruik je 21doelnummer# om aan te zetten en #21# om uit te zetten.

Kies voor voorwaardelijk doorschakelen, zodat je zelf opneemt als het kan. En kies vooral de juiste bestemming. Naar mobiel of voicemail lost weinig op. Naar een telefoonservice of digitale assistente wordt je klant echt geholpen.

Zo verandert doorschakelen van een noodgreep in een systeem dat elke oproep opvangt.

Meer weten over je consumentenrechten en telecomregels rond zakelijke telefonie? Kijk bij de Autoriteit Consument en Markt.

Veelgestelde vragen