Zakelijke voicemail inspreken: 14 voorbeeldteksten die werken

Je staat met je handen vol. Een klant rekent net af, en op de toonbank licht je telefoon op. Je kunt er niet bij. Na vier keer overgaan springt de voicemail aan.

En dan gebeurt er meestal niks. De beller hoort een piep, twijfelt een halve seconde en hangt op. Geen naam, geen nummer, geen bericht. Weg klant.

Toch wil je een net bandje. Voor die ene keer dat iemand wél iets inspreekt, en omdat een slordige begroeting meteen een verkeerde indruk geeft. In dit artikel krijg je 14 voorbeeldteksten voor elke situatie, hoor je hoe je ze opneemt, en lees je eerlijk waar een bandje tekortschiet.

Wat zeg je in een zakelijke voicemail?

Zeg wie je bent, dat je nu niet kunt opnemen, wanneer de beller iets terughoort en wat hij het beste kan doen. Dat is alles. Vier zinnen, vijftien seconden, klaar.

De meeste bandjes gaan de mist in omdat ze te lang zijn of te vaag. Ze openen met een excuus, dwalen af en eindigen met een holle belofte. De beller weet daarna nog steeds niet wanneer hij wordt teruggebeld.

Een goede voicemail is geen visitekaartje. Het is een wegwijzer: hier ben je beland, dit is wat je nu doet.

De opbouw van een goede voicemailtekst

Elke sterke zakelijke voicemail heeft dezelfde vijf onderdelen. Hou je deze volgorde aan, dan zit je altijd goed.

1. Begroeting en je naam. "Goedendag, je spreekt met Sanne van Bakkerij De Korenbloem." De beller weet meteen dat hij goed zit.
2. Waarom je niet opneemt. Kort en zakelijk. "Ik kan je nu niet te woord staan." Geen lang verhaal.
3. Wanneer je reageert. Geef een concreet moment. "Ik bel je vandaag nog terug" of "je hoort binnen één werkdag van me."
4. Wat de beller moet doen. "Spreek je naam en nummer in na de piep." Duidelijke instructie, geen giswerk.
5. Een alternatief, als je dat hebt. Een e-mailadres, een appnummer of een online afsprakenpagina voor wie niet wil wachten.

14 voorbeeldteksten om zo in te spreken

Hieronder staan kant-en-klare teksten voor de situaties waar bellers het vaakst tegenaan lopen. Pas de naam en het bedrijf aan, spreek hem in, klaar. Elke tekst duurt ingesproken ongeveer vijftien tot twintig seconden.

Merk je het patroon? Elke tekst noemt de naam, geeft een instructie en biedt waar mogelijk een alternatief. Dat is het hele geheim.

Hoe spreek je een voicemail in?

De tekst is het lastige deel. Het opnemen zelf is zo gebeurd. Waar je precies moet zijn, hangt af van je toestel en je provider.

Op een iPhone

Open de Telefoon-app en tik onderaan op Voicemail. Tik rechtsboven op Begroeting, kies Aangepast en dan Opnemen. Spreek je tekst in, tik op Stoppen en luister hem terug. Ben je tevreden, tik dan op Bewaar.

Op een Android-telefoon

Dit verschilt per merk. Meestal open je de Telefoon-app, ga je naar Instellingen en dan Voicemail. Bij veel toestellen loopt de voicemail via je provider en bel je een nummer om je begroeting in te spreken. Kijk anders even op de site van je provider.

Op een vast of zakelijk nummer

Heb je een vaste lijn of een telefooncentrale, dan stel je de begroeting in via het beheer van je provider of je centrale. Vaak kun je meerdere teksten instellen, bijvoorbeeld een voor kantooruren en een voor daarbuiten.

Maar wat als bijna niemand die keurige voicemail nog inspreekt?

Dat is precies wat er gebeurt. En daar moeten we het eerlijk over hebben.

De ongemakkelijke waarheid over de voicemail

De meeste bellers spreken helemaal niks in. Ze horen de piep en hangen op. Schattingen lopen uiteen van ongeveer twee derde tot ruim tachtig procent van de bellers die geen bericht achterlaat.

Die cijfers komen bijna allemaal van bedrijven die zelf een telefoonservice verkopen, dus neem ze als richting, niet als exacte waarheid. Maar de kern klopt met wat elke ondernemer herkent: een volle voicemailbox is zeldzaam, een lijst met gemiste oproepen zonder bericht niet.

Een gemiste oproep zonder ingesproken bericht is geen halve klant. Het is een hele klant die net je concurrent belt.

Denk aan hoe je het zelf doet. Bel je een bedrijf en je krijgt de voicemail, spreek je dan een verhaal in? Of hang je op en bel je het volgende bedrijf in de zoekresultaten? Precies.

Een voicemail lost het echte probleem niet op. Hij vangt de teleurstelling netjes op, maar de klant is al weg. Wat het probleem wél oplost, is een telefoon die gewoon wordt opgenomen. Altijd.

Wanneer een voicemail nog wél handig is

Zet de voicemail niet helemaal uit. Als vangnet is hij prima. Voor die zeldzame keer dat er echt niemand en niets kan opnemen, is een nette begroeting beter dan een dode lijn.

De denkfout is de voicemail als je eerste linie gebruiken. Dan verlies je elke dag klanten aan een bandje. Draai het om: laat de telefoon opnemen als regel, en hou de voicemail achter de hand voor de uitzondering. Meer over dat verschil lees je in ons artikel over voicemail versus een antwoordservice.

Fouten die je voicemail onprofessioneel maken

Een verkeerde voicemail kost je meer dan geen voicemail. Deze fouten zie je het vaakst.

Voicemail en de AVG: let hierop bij een praktijk

Werk je met persoonsgegevens, dan is je voicemail niet zomaar een bandje. Alles wat een beller inspreekt, bewaar je namelijk. En dat valt onder de privacyregels.

Vraag daarom nooit om gevoelige gegevens via de voicemail. Geen burgerservicenummer, geen medische informatie, geen betaalgegevens. Een naam en een telefoonnummer zijn genoeg om iemand terug te bellen.

Voor een tandarts, huisarts, advocaat of financieel adviseur is dit extra belangrijk. Een ingesproken bericht met gevoelige informatie hoort niet op een voicemailbox thuis. Wat wel en niet mag rond het bewaren van zulke gegevens, staat helder uitgelegd bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor bellers die geen Nederlands spreken

Heb je toeristen, expats of buitenlandse klanten, dan is een tweetalige voicemail slim. Spreek eerst de Nederlandse tekst in, daarna een korte Engelse versie. Zie voorbeeld 10 hierboven.

Hou de tweede taal net zo kort. Twee keer een lang verhaal maakt je bandje eindeloos. Alleen de naam, de instructie en een korte belofte, in beide talen.

Krijg je structureel klanten in meerdere talen aan de lijn, dan loop je met een voicemail al snel vast. Een digitale assistente kan bellers in hun eigen taal te woord staan. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over meertalige klantenservice zonder extra personeel.

Van een nette voicemail naar een telefoon die opneemt

Een goede begroeting is zo ingesproken. Doe het vooral, want die eerste indruk telt en dat vangnet heb je nodig.

Maar zie het voor wat het is: een pleister, geen oplossing. Elke dag dat je bellers een piep geeft in plaats van een antwoord, lopen er klanten weg. Wil je dat aanpakken bij de bron, kijk dan eens hoe je de telefoon kunt uitbesteden aan een digitale receptioniste die nooit een oproep mist. En hoe je die bereikbaarheid buiten kantooruren regelt zonder zelf 's avonds op te nemen.

Welk bandje je ook inspreekt, de vraag blijft dezelfde: krijgt jouw volgende beller een antwoord, of een piep?

Veelgestelde vragen

Deel dit artikel