Telefonische Bereikbaarheid Notariskantoor: Zo Verbeter Je Het

De telefonische bereikbaarheid van een notariskantoor is het gemak waarmee een cliënt iemand aan de lijn krijgt als hij belt. Klinkt simpel. In de praktijk is het een van de grootste bronnen van frustratie, voor cliënten én voor je team.

Iemand koopt een huis en wil weten wanneer de akte gepasseerd wordt. Een ander heeft een vraag over zijn testament. En een potentiële cliënt belt voor een offerte. Ze bellen allemaal jouw kantoor. En te vaak krijgen ze de voicemail.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Veel notariskantoren worstelen met dezelfde onderbezetting op het secretariaat. In dit artikel lees je waar het misgaat, wat cliënten verwachten, en zes manieren om het op te lossen.

Wat is een goede telefonische bereikbaarheid voor een notariskantoor?

Een goede telefonische bereikbaarheid betekent dat een cliënt snel iemand aan de lijn krijgt, zonder lang wachten en zonder een volle voicemail. Bij grote beslissingen als een huis kopen of een nalatenschap regelen telt vertrouwen zwaar. Bereikbaarheid is daar een deel van.

In de praktijk komt het hierop neer. Iemand die belt over een lopend dossier wil binnen een paar minuten geholpen worden. Iemand die een offerte wil, wil snel duidelijkheid. En niemand wil drie keer terugbellen voor een simpele vraag.

De lat ligt hoog. Bel jij zelf een kantoor en krijg je steeds de voicemail, dan haak je af. Voor je cliënten geldt precies hetzelfde. Een slecht bereikbaar kantoor voelt als een kantoor dat geen tijd voor je heeft. En bij een notaris, waar het om vertrouwen draait, weegt dat extra zwaar.

Wat verwachten cliënten van de telefoon bij de notaris?

Cliënten verwachten drie dingen: snel opgenomen worden, meteen een duidelijk antwoord krijgen en bij een lopend dossier serieus genomen worden. Aan elk van die drie schort het als je secretariaat onderbezet is.

Denk aan wat er allemaal binnenkomt op een dag. Mensen willen een afspraak plannen voor een koopakte. Ze vragen naar de status van hun leveringsakte. Ze willen een testament of samenlevingscontract regelen. Ze hebben een vraag over de nota. En daar tussendoor komt een makelaar bellen over een transactie die deze week moet passeren.

Die gesprekken zijn niet allemaal even dringend. Maar ze komen wel allemaal binnen op dezelfde lijn, bij hetzelfde secretariaat. Het gevolg is dat een simpele afspraakvraag net zoveel tijd opslokt als een belangrijk gesprek over een transactie.

Waarom is een notariskantoor vaak zo slecht bereikbaar?

De onderbezetting op het secretariaat is de boosdoener. Eén of twee medewerkers doen alles tegelijk, en de telefoon is er maar één van.

Diezelfde medewerker neemt de telefoon aan, plant afspraken, ontvangt cliënten aan de balie en bereidt dossiers voor. Zodra er een akte gepasseerd moet worden of een transactie afgerond, verschuift alle aandacht daarheen. De telefoon blijft dan rinkelen zonder dat iemand opneemt.

Dan gebeurt er iets vervelends. De cliënt spreekt de voicemail in. Of hij hangt op en belt een uur later opnieuw. En nog een keer. Zo voeden de herhaalpogingen de drukte alleen maar. Het secretariaat loopt vol met terugbelverzoeken die er niet uitkomen.

Wat kost een slechte telefonische bereikbaarheid je kantoor?

Slechte bereikbaarheid kost je meer dan een paar geïrriteerde cliënten. Het raakt je team, je reputatie en je omzet.

Gemiste offerteaanvragen. Wie een huis koopt, vraagt vaak bij meerdere kantoren een offerte op. Krijgt de beller bij jou geen gehoor, dan gaat de opdracht naar de concurrent die wel opnam. Elke gemiste eerste beller is een gemiste zaak.

Overbelast secretariaat. Constant de telefoon aannemen terwijl er dossiers klaar moeten, is slopend. Dat zie je terug in stress, fouten en verloop onder je medewerkers. En fouten in het notariaat wil je juist voorkomen.

Vertraagde dossiers. Elke onderbreking kost focus. Een medewerker die tien keer per uur de telefoon aanneemt, komt niet toe aan het zorgvuldige werk. Dossiers blijven liggen en cliënten wachten langer.

Negatieve reviews. Slechte bereikbaarheid is een van de meest genoemde klachten in online beoordelingen van kantoren. En die reviews leest je volgende potentiële cliënt mee.

Hoe verbeter je de telefonische bereikbaarheid van je notariskantoor?

De oplossing zit in het slim verdelen van de telefoontjes. Haal de routinegesprekken weg van je secretariaat, zodat je team ruimte houdt voor het inhoudelijke werk. Hieronder zes methodes, van simpel tot compleet.

Mag een AI de telefoon van een notariskantoor opnemen?

Voor routinetaken: ja. Voor juridisch inhoudelijk advies: dat houd je bij je notaris. Dat is de heldere grens.

Een groot deel van de telefoontjes gaat helemaal niet over de inhoud van een dossier. Het zijn vragen als: "Kan ik een afspraak maken voor een testament?" of "Hoe laat zijn jullie open?" of "Is de akte al klaar om te tekenen?"

Juist die gesprekken kosten je secretariaat de meeste tijd. Een digitale assistente neemt ze over. Gaat het om een juridische vraag of om een lopend dossier dat aandacht van de notaris vraagt, dan noteert de assistente een terugbelverzoek of leidt het gesprek door naar de juiste persoon.

Wat doet een digitale assistente concreet voor je kantoor?

Een digitale assistente neemt elk telefoontje direct op, zonder wachtrij en zonder voicemail. Hieronder zie je wat dat in de praktijk betekent.

• Elk telefoontje wordt opgenomen. Geen bezette lijn meer en geen volle voicemail. De beller staat nooit in de wacht.
• Afspraken worden gepland. De cliënt maakt direct een afspraak voor een intakegesprek of het tekenen van een akte, die in je agenda komt te staan.
• Algemene vragen worden beantwoord. Openingstijden, adres, welke documenten meegenomen moeten worden: de assistente geeft direct antwoord.
• Terugbelverzoeken. Wil iemand de notaris spreken over een dossier, dan legt de AI een verzoek klaar met alle gegevens.
• 24/7 bereikbaar. Ook 's avonds en in het weekend kan een cliënt een afspraak plannen, in plaats van de volgende ochtend opnieuw te bellen.

Het resultaat is dat de telefoondruk op je secretariaat flink daalt. De gesprekken die geen notaris nodig hebben, gaan naar de digitale assistente. Wat overblijft voor je team is behapbaar.

Verlies je echt cliënten door slechte bereikbaarheid?

Ja, en vaker dan je denkt. Bij een notaris draait het eerste contact vaak om een offerte. En wie een offerte wil, belt zelden maar één kantoor.

Stel, iemand koopt een huis en zoekt een notaris voor de overdracht. Hij belt drie kantoren voor een prijs. Het eerste kantoor neemt niet op. Bij het tweede krijgt hij meteen iemand aan de lijn die een afspraak inplant. Bij welk kantoor denk je dat de zaak terechtkomt?

Een digitale assistente die altijd opneemt, zorgt dat jij dat tweede kantoor bent. Geen gemiste eerste beller meer. Wil je breder kijken naar wat gemiste gesprekken kosten, lees dan ook ons artikel over wachttijden aan de telefoon verkorten.

Wat levert het op? Een rekenvoorbeeld

Stel, je kantoor krijgt op een dag 40 telefoontjes binnen. Uit ervaring blijkt dat een groot deel routine is: afspraken plannen, statusvragen en algemene informatie.

Ruim anderhalf uur per dag dat je secretariaat níet aan de telefoon hangt voor routinevragen. Tijd die naar de dossiers en de cliënt aan de balie gaat.

En de kosten? Secretaresse.ai kost €397 per maand. Een vast tarief, met onbeperkt gesprekken, 24 uur per dag. Geen verrassingen aan het eind van de maand, ongeacht hoe druk het was.

Waar moet je op letten bij de keuze?

Niet elke oplossing past bij elk kantoor. Let op deze punten voordat je iets invoert.

Houd het inhoudelijke werk bij je team. Wat je ook kiest, juridisch advies en het beoordelen van een dossier blijft mensenwerk. De digitale assistente vult de administratie aan, hij vervangt je notaris niet.

Houd het persoonlijk. Bij een notaris willen cliënten zich serieus genomen voelen. Een digitale assistente die gewoon vriendelijk opneemt en in gesprek gaat, voelt natuurlijker dan een lange keuzelijst of een volle voicemail.

Koppel het aan je agenda. Een afspraak die de AI maakt, moet meteen in je systeem staan. Anders verschuif je het werk alleen maar.

Denk aan vertrouwelijkheid. Bij notariële zaken is discretie belangrijk. Zorg dat de assistente alleen algemene gesprekken afhandelt en gevoelige informatie netjes doorzet naar de juiste persoon.

Test het eerst. Begin met een gratis proefperiode. Zo zie je in je eigen kantoor of de telefonische bereikbaarheid echt verbetert, voordat je iets vastlegt.

Veelgestelde vragen

Meer over het notariaat en de rol van de notaris vind je bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), de beroepsorganisatie voor notarissen in Nederland.

Deel dit artikel